Negli ultimi mesi vi ho raccontato di come io abbia ritirato fuori un progetto dal cassetto e delle riflessioni che mi hanno ispirato per trovare il coraggio di superare la paura di provarci.
Oggi voglio raccontarvi invece come organizzare il tempo per un progetto che vi sta a cuore realizzare.
Premetto che non sono riuscita a rispettare del tutto i miei programmi, però sicuramente ho imparato meglio come organizzare il tempo. Così come ad ottenere molti risultati in più di quando andavo avanti a caso.
Come organizzare il tempo per un progetto
1- Sedersi a pianificare per organizzare il tempo
Non importa se vi sembra di perdere tanto tempo nel farlo, sarà tempo che riguadagnerete alla svelta.
Prendete un planner o ancor meglio createvelo, come ho fatto io, su excel. Un foglio per ogni settimana diviso in giorno e orari. Segnateci sopra tutti quelli che chiameremo gli impegni fissi che avete, qualunque essi siano. Le ore di lavoro se avete un lavoro fuori casa, la palestra, lo yoga, gli impegni sportivi dei figli se siete voi ad accompagnarli. Questi saranno i vostri impegni fissi e potete poi salvare il vostro planner così riempito che sarà la vostra base per pianificare ogni mese.
Poi focalizzatevi sul mese in corso e segnate se avete appuntamenti medici o altri impegni occasionali già presi. Come un appuntamento per pranzo con un’amica.
A questo punto guardate il vostro mese e studiate quanto tempo libero vi rimane e cercate di ottimizzarlo al meglio. Tenete presente che le ore rimaste non sono ancora quelle che potrete dedicare interamente al vostro progetto perché ci sono altre incombenze da inserire come per esempio il tempo per la spesa o quello da dedicare alla cura della casa e della propria persona. O quello per cucinare. Questi sono impegni fissi ma ottimizzabili. Cercate quindi di pianificare anche queste attività tenendo ben in mente un concetto fondamentale: al vostro progetto non potete dedicare un’ora qua e là, ma avrete bisogno di sessioni di almeno 2 ore e mezza o 3 ore per essere produttivi davvero. Quindi se una giornata è già tutta spezzettata da impegni fissi, arrendetevi al fatto che quella non sarà una giornata in cui potrete dedicarvi al vostro progetto.
Riempite quindi le ore libere qua e là con il riordino della casa, la spesa, il parrucchiere e tutto il resto. Ottimizzate il più possibile, per esempio prendete per tempo gli appuntamenti in modo da collocarli proprio dove avete deciso.
Se c’è nella vostra città un servizio che funziona bene, pensate alla spesa online perlomeno per gli acquisti fissi come detersivi, acqua, pasta e varie. La maggior parte dei servizi online dà la possibilità di riordinare la spesa con un semplice click. Perderete così molto meno tempo che se andaste al supermercato.
Inoltre, come vi raccontavo nel precedente post, approfittate mentre stirate, cucinate o guidate per vedere video o sentire podcast su argomenti che vi servono per il vostro progetto e che non conoscete al meglio.
Ultimo, ma non meno importante, imparate a scegliere. Fondamentale per organizzare il tempo! Eliminate tutto ciò di cui non sentite realmente il bisogno, dedicate tempo solo alle persone che vi fanno sentire veramente bene e che sono importanti per voi e state lontani dalle energie negative che certe persone emettono. Imparate a dire di no se una cosa non vi interessa o se non avete tempo.
2 – Definite gli obiettivi del vostro progetto
Ora che avete un’idea realistica del tempo che potrete dedicare al vostro progetto, è importante definire gli obiettivi e i vari step per realizzarli.
Dividete quindi quello che è il vostro progetto in macro fasi.
Per esempio se state realizzando un nuovo progetto in cui venderete online un prodotto, dividete in: creazione del prodotto da vendere, realizzazione dello stesso, creazione sito web, promozione per vendere il prodotto. Poi dividete ognuna delle 4 fasi in step più piccoli. Per esempio per la creazione del prodotto dovrete dividere in: ricerca ispirazione, ricerca materiali, disegni, ma anche creazione del logo. Una volta che avete diviso tutto cercate di definire le priorità ed assegnate ad ogni piccolo step una data di conclusione sulla vostra agenda.
Siate realistici tenendo ben fermi gli occhi sui vostri planner, ma non concedetevi nemmeno troppo tempo. È importante lavorare sempre un po’ con il fiato sul collo. Perché, soprattutto se si tratta di un progetto da realizzare da casa, se ci si concede troppo tempo per ogni step, sarà facile perdere di vista l’obiettivo. Se volete approfondire, ci ha raccontato questo metodo anche la nostra Valentina in un post dedicato alla pianificazione annuale. Vi consiglio di segnarvi tutti gli step e le date di realizzazione in un’agenda e di guardare alla fine di ogni mese se siete riusciti a raggiungere l’obiettivo. Se non ce l’avete fatta, chiedetevi con sincerità il perché e cercate di rimediare il mese successivo.
3 – Cercate la concentrazione
Ora che avete pianificato tutto, siete pronti per partire. A questo punto ciò che vi serve davvero è la concentrazione.
Lavorare da casa propria non è facile e richiede molto rigore da parte vostra perché le distrazioni sono continue.
Se potete, dedicatevi uno spazio preciso. Basta anche solo una scrivania in cui poter tenere tutto ciò che vi occorre a portata di mano e senza dover riporre tutto ogni volta che il vostro tempo dedicato al progetto è scaduto.
Lasciate il telefono in un’altra stanza. Guarderete messaggi e social solo nei ritagli di tempo durante la giornata. È stato dimostrato con uno studio che il famoso multitasking in realtà porta ad una perdita di tempo del 28%! Il nostro cervello lavora meglio ed è più produttivo se si dedica ad una cosa alla volta e se lo fa continuamente per più di due ore.
Anche se non sembra, questo ultimo punto è uno dei più difficili da realizzare.
Questo è tutto ciò che sta aiutando me a realizzare un piccolo progetto.
Dopo diversi mesi in cui sto adottando questo metodo posso dirvi che i punti più deboli sono stati questi:
- Non aver previsto nella pianificazione dei “tempi morti”. Ovvero un lasso di tempo in cui lasciarsi andare a non far niente. Credevo bastasse lo sport o lo yoga ed invece ho capito che ogni tanto si ha voglia anche di guardarsi una puntata della serie tv preferita o di leggere un libro o un giornale.
- Non aver calcolato gli imprevisti o gli impegni straordinari che inevitabilmente succedono. Dal figlio malato a casa alla pianificazione delle vacanze estive. Quando programmate quindi lasciate qualche ora qua e là libera per far fronte a tutto ciò.
- Non prendere le date di esecuzione di ogni step come tassativa. Essendocele date da sole e non avendo qualcuno sopra che ci controlla, perdere di vista l’obiettivo è facile. Ci vuole davvero un grande rigore e di questo sarete responsabili solo voi.
Spero di avervi aiutato a capire come organizzare il tempo. Sicuramente è stato utile a me per fissare di nuovo bene tutti i passi necessari.
Se avete suggerimenti ovviamente scrivetemeli nei commenti, saranno graditissimi!
Federica, Italia
