Essere organizzata non è solo tenere tutto in ordine, ma vivere con un maggior equilibrio fra i vari ambiti della tua vita, lavorare più concentrata senza disperderti e, soprattutto, sentire meno lo stress.
Correre tutto il giorno dietro alle varie urgenze, a lungo andare, può essere davvero frustrante. Quando sei organizzata, raggiungi i tuoi obiettivi con più facilità senza sentirti sopraffatta e hai più tempo per fare ciò che ami.
Ecco 10 consigli pratici per migliorare la tua organizzazione e vivere con più serenità:
1. Definisci priorità e obiettivi
Con un’attenta riflessione su quello che desideri che succeda nella tua vita, definisci quali sono i tuoi prossimi obiettivi. Se questi sono allineati con i tuoi valori e ti possono portare alla vita che vorresti, ti sarà più facile trovare la motivazione e rimanere costante.
Inoltre, non tutto ha la stessa importanza e urgenza, quindi è essenziale saper distinguere ciò che è veramente importante da ciò che può aspettare.
Definisci le tue priorità in base agli obiettivi che vuoi raggiungere. Una volta identificati i compiti essenziali, dedica la maggior parte della tua energia a questi. Lascia da parte le cose meno rilevanti e non avere paura di dire “no” quando serve. Ricorda: fare tutto non è sinonimo di fare bene.
2. Dividi i grandi obiettivi in piccoli passi
Grandi obiettivi possono sembrare scoraggianti se presi nel loro insieme. La chiave per affrontarli senza stress è suddividerli in piccoli compiti. Questa tecnica rende ogni obiettivo più raggiungibile e ti aiuta a vedere i progressi passo dopo passo. Ad esempio, se il tuo obiettivo è lanciare un nuovo progetto, spezzalo in slot di tempo di circa 3 ore pensando a tutte le fasi necessarie, anche le più piccole. Ogni piccolo passo ti avvicina al traguardo finale.
3. Pianifica con cura per essere organizzata
Una buona organizzazione parte dalla pianificazione. Una volta divisi gli obiettivi in tutti i passi necessari per raggiungerli, distribuiscili nelle tue giornate.
Se riesci, prenditi il tempo per fare una pianificazione almeno per un mese. Per ogni giorno scrivi un elenco delle cose che devi fare, iniziando dalle più importanti e urgenti.
Alla sera concediti qualche minuto per guardare se hai evaso tutto ciò che era previsto e che cosa devi fare l’indomani. In questo modo il tuo cervello sarà già predisposto per il giorno dopo. Prevedi un momento di revisione anche a fine settimana e a fine mese per vedere se la pianificazione sta funzionando e se riesci a mantenere una buona energia o sei affaticata per poter eventualmente aggiustare il tiro.
4. Elimina il perfezionismo
Uno dei principali ostacoli alla produttività è il perfezionismo. Se aspetti sempre il momento giusto o se cerchi di fare ogni cosa alla perfezione, potresti rimanere bloccata. Impara a fare del tuo meglio, ma cerca di capire quando invece dietro al perfezionismo, c’è solo la paura. “Fatto è meglio che perfetto” deve diventare il tuo mantra. Andare avanti con un progetto completato, anche se non perfetto, è sempre meglio di restare ferma e continuare a studiare e sistemare.
5. Automatizza le abitudini
Creare abitudini quotidiane ti permette di automatizzare le azioni ripetitive e liberare spazio mentale. Ad esempio, stabilisci una routine mattutina che ti aiuti a iniziare la giornata con energia e concentrazione: una camminata, una buona colazione e qualche minuto per organizzare le attività. Più abitudini sane costruisci, meno dovrai pensare a cosa fare. Il tuo cervello imparerà a rispondere in automatico, risparmiando le sue energie per le decisioni più complesse. La sua capacità decisionale giornaliera infatti non è infinita! Sempre per la stessa ragione cerca di avere un po’ di look abituali già pronti nell’armadio ed almeno due menù settimanali con relative liste della spesa.
6. Usa strumenti per essere organizzata
Gli strumenti giusti possono fare una grande differenza nella tua organizzazione quotidiana. Tenere tutto a mente è impossibile. Così come segnare le cose su fogli sparsi che puntualmente non riesci a trovare. Usa un’agenda, cartacea o digitale, per tenere traccia dei tuoi impegni. Esistono anche molte app digitali di task management che ti permettono di suddividere i compiti e stabilire scadenze. Anche se scrivere a mano permette di ricordare tutto meglio. Sperimenta comunque vari metodi finché non trovi quello che funziona meglio per te perché ognuna di noi funziona in modo diverso.
7. Stabilisci scadenze realistiche
Stabilire delle scadenze concrete ti aiuterà a mantenere alta la motivazione e a evitare la procrastinazione. Quando non hai una scadenza precisa, è facile rimandare i compiti all’infinito. Tuttavia, è importante che queste scadenze siano realistiche: non fissare obiettivi troppo ambiziosi che potrebbero solo portare a frustrazione. Suddividi i compiti in passaggi più piccoli e dai a ciascuno una scadenza gestibile.
8. Fai il primo passo subito
A volte, il compito più difficile è semplicemente iniziare. Non aspettare il momento perfetto o le condizioni ideali. Spesso, basta fare il primo passo per entrare nel flusso e sentirti più produttiva. Ricorda: l’azione genera motivazione. Inizia con qualcosa di piccolo, anche solo dedicando cinque minuti a un’attività, e noterai che ti verrà voglia di continuare. Se devi fare sport, mettiti subito la tenuta da allenamento senza pensarci. Vedrai che poi non troverai scuse per saltare la sessione.
9. Rimani flessibile
Anche la migliore delle pianificazioni può essere sconvolta da imprevisti. È importante rimanere flessibile e non lasciarsi scoraggiare quando le cose non vanno come previsto. Adattarsi e saper rivedere i propri piani fa parte dell’essere organizzati. Se un impegno importante salta, trova il modo di recuperarlo, senza farti prendere dal panico. L’organizzazione non significa rigidità, ma sapere quando e come aggiustare la rotta.
Ti consiglio comunque di lasciare nelle tue giornate sempre un 20% di tempo vuoto. Se un giorno non riesci a trovare la motivazione per fare quello che è previsto, perdonati senza rimuginare troppo. Magari scegli un compito piccolo che ti piaccia di più ed il giorno dopo riparti dalle priorità.
10. Ricaricati regolarmente
Essere organizzata non significa essere sempre impegnata. Al contrario, è fondamentale trovare momenti di pausa per ricaricarti. Dedica tempo alle tue passioni, come viaggiare, leggere o fare sport. Se non ti concedi del tempo per te stessa, rischi di bruciarti e di perdere la motivazione. Ricorda che il riposo è una parte essenziale della produttività. Quando torni alle tue attività dopo una pausa, sarai più concentrato e pronto ad affrontare i tuoi compiti con nuova energia.
Seguendo questi semplici consigli, ti sentirai più in controllo, meno sopraffatta e riuscirai a ritagliarti tempo per ciò che ami davvero. Essere organizzata non significa riempire ogni momento della giornata, ma fare spazio per le cose che contano davvero per te!
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Federica, Italia
